Door:
Erik Kroon
Bespaar belasting: richt uw eigen personeelsvereniging op
Geplaatst op woensdag 1 oktober 2014Onder de werkkostenregeling blijft de fondsenvrijstelling bestaan. Dit kan voor u als werkgever grote voordelen hebben als u al een personeelsvereniging heeft, graag wilt besparen of op een andere manier wilt belonen, zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte onder de werkkostenregeling. Als werkgever mag u in 2013 maximaal 1,5 procent van de totale fiscale loonsom aan onbelaste werkkosten besteden.
Derdenfonds
De Wet Loonbelasting merkt een personeelsvereniging aan als een zogenaamd derdenfonds. Zo´n derdenfonds –in dit geval de personeelsvereniging– mag belastingvrije uitkeringen en/of verstrekkingen doen als aan een aantal voorwaarden is voldaan: 1. Het moet gaan om een onafhankelijk fonds. 2. Uw werknemers hebben geen vrijgestelde aanspraak op een uitkering of verstrekking uit de personeelsvereniging. 3. Uw werknemers mogen geen recht hebben op een uitkering en de personeelsvereniging moet de uitkering onverplicht doen. 4. U als werkgever mag niet meer in de personeelsvereniging bijdragen dan uw werknemers.
Belangrijk is dat het moet gaan om een onafhankelijk fonds. Dit is het geval als u voor de personeelsactiviteiten een vereniging of stichting opricht en het bestuur onafhankelijk is van de werkgever.
De personeelsvereniging onder het oude recht
Een personeelsvereniging kent leden die bestaan uit de werkgever en zijn werknemers. Het bestuur van de vereniging moet u zodanig samenstellen dat de werkgever geen doorslaggevende stem heeft. Naast de werkgever moeten dus een of meer werknemers daarin zitting hebben. De vereniging dient een eigen bankrekening en een eigen fondsreglement te hebben. Bij oprichting kunt u in het fondsreglement opnemen in welke concrete gevallen de personeelsvereniging een uitkering verstrekt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan personeelsfeesten, kerstpakketten, sinterklaasfeest en dergelijke. De deelname aan de vereniging moet openstaan voor tenminste ¾ van uw werknemers of voor tenminste ¾ van de werknemers op dezelfde arbeidsplaats. Concreet houdt dit in dat niet alle werknemers lid hoeven te zijn van de vereniging. Het gevolg is dan wel vaak dat er dan ook geen uitkering volgt.
Een personeelsvereniging kunt u oprichten bij notariële akte en zonder notariële akte (onderhandse oprichting).Het verschil is dat bij een oprichting bij notariële akte de statuten notarieel zijn vastgelegd en de vereniging dan wordt aangemerkt als een rechtspersoon. Deze heeft volledige rechtsbevoegdheid en is zelfstandig drager van rechten en plichten. Als de oprichting onderhands plaatsvindt, dan spreken we van een vereniging met een beperkte rechtsbevoegdheid. De bestuurder is in dat geval met zijn privévermogen aansprakelijk voor de verplichtingen. Deze aansprakelijkheid kunt u beperken door de vereniging in te schrijven in het Handelsregister.
Iedere bestuurder moet zijn bestuurstaak overigens behoorlijk uitoefenen. Bij misleiding, wanprestatie en het plegen van een onrechtmatige daad kan een bestuurslid persoonlijk worden aangesproken. Het maakt hierbij geen verschil of sprake is van een vereniging met een volledige rechtsbevoegdheid (oprichting bij notariële akte) of met een beperkte rechtsbevoegdheid (onderhandse oprichting). De oprichting door middel van een notariële akte biedt dus alleen extra bescherming aan de bestuurders, zolang zij handelen conform de statuten. Er kan dan geen aansprakelijkheid optreden.
Stichting
Voor een personeelsfonds kunt u ook een stichting oprichten. Dit kan uitsluitend bij notariële akte. De stichting is een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid en is zelfstandig drager van rechten en plichten. Bestuurders zijn dus in principe niet aansprakelijk voor de schulden. Het verdient echter aanbeveling om ook de stichting in te schrijven in het Handelsregister. Evenals voor de vereniging geldt voor de stichting dat iedere bestuurder zijn bestuurstaak behoorlijk moet uitoefenen. Bij misleiding, wanprestatie en het plegen van een onrechtmatige daad is een bestuurslid persoonlijk aansprakelijk.
Vereniging of stichting?
Neem contact met ons op om samen de mogelijkheden door te nemen voor de oprichting van een vereniging of een stichting. Onze medewerkers kunnen samen met u en een fiscalist bekijken wat de beste oplossing is en het beste bij uw situatie past.
De personeelsvereniging onder de werkkostenregeling
Als u onder uw huidige arbeidsvoorwaarden bepaalde zaken vergoedt en/of verstrekt en daarmee uw vrije ruimte meer dan volledig benut, leidt dit tot een eindheffing van 80 procent. Een personeelsvereniging biedt dan uitkomst. Via de personeelsvereniging kunt u namelijk een aantal zaken aan uw werknemers (blijven) vergoeden en/of verstrekken zonder dat dit invloed heeft op uw vrije ruimte. U kunt bijvoorbeeld denken aan kerstpakketten en personeelsfeesten. Deze vallen in de werkkostenregeling normaliter onder de vrije ruimte. In de praktijk blijkt dat er vervolgens weinig of geen ruimte overblijft voor andere vergoedingen en verstrekkingen. U zult deze dan: 1. moeten bruteren'; 2. naar beneden moeten bijstellen; 3. of laten vervallen.
Geen van deze drie situaties is wenselijk. Voor u kunnen ze immers extra kosten met zich meebrengen. Bovendien loopt u het risico dat uw werknemers ontevreden worden door verslechtering van de arbeidsvoorwaarden.
Voorbeeld
De inhouding voor de personeelsvereniging voor een medewerker is 7,50 euro per maand. Als werkgever mag u niet meer bijdragen dan de werknemer. U kunt dus zelf ook maximaal 7,50 euro bijdragen. Per werknemer (inclusief werkgeversbijdrage) wordt maandelijks 15,00 euro op een aparte rekening gestort. Op jaarbasis is dit 180,00 euro. Feitelijk kunt u dus stellen dat de personeelsvereniging een budget heeft van 180,00 euro per werknemer om een vergoeding en/of verstrekking te doen.
Mogelijkheid om extra bij te dragen
Toch bestaat er nog een mogelijkheid dat u als werkgever meer kan bijdragen!
Als u als werkgever grote of vaak personeelsfeesten organiseert, is een bedrag van 180,00 euro per werknemer per jaar wellicht niet toereikend. U kunt dan met uw werknemers een hogere inhouding per maand afspreken, bijvoorbeeld 12,50 euro. Hierdoor wordt uw maximale bijdrage ook 12,50 euro. Het budget per werknemer per jaar stijgt dan naar 300,00 euro. In het algemeen is een inhouding van 12,50 euro per werknemer hoog. Hierin kunt u de werknemer compenseren door vanuit de vrije ruimte een belastingvrije vergoeding te geven van 5,00 euro. De bijdrage van de werknemer blijft per saldo 7,50 euro. Deze compensatie kost u per werknemer 60,00 euro per jaar.
| Zonder personeelsvereniging | Kosten |
| Werkgeversbijdrage | € - |
| Compensatie werknemer | € - |
| Kosten feest | € 300,- |
| Eindheffing 80% | € 240,- |
| TOTAAL | €540,- |