Door:

Erik Kroon

Wat te doen bij slecht weer

Geplaatst op maandag 6 mei 2013

We krijgen het regelmatig te horen; wat gebeurt er als het slecht weer is tijdens een evenement? Ons standaard antwoord is dan: slecht weer bestaat niet, slechte kleding wel! Een beetje flauw antwoord natuurlijk, maar we hebben het weer nu eenmaal niet in de hand.

Toch heb ik 10 tips voor u opgeschreven:

1. Vraag de organisatie wat ze doen bij een 'weeralarm'. Stel dat je een wateractiviteit gaat doen met je collega's. Dan is het wel fijn om te weten hoe de organisatie handelt tijdens bijvoorbeeld onweer.

2. Vraag aan de organisatie of ze een plan B hebben bij slecht weer. Als u bijvoorbeeld blokarten heeft geboekt dan is het wel fijn om te weten wat de organisatie aanbiedt wanneer er geen wind is.

3. Boek een 'altijd-goed-activiteit' die niet onderhevig is aan het weer. Denk hierbij aan een klassieke rally met oldtimers. Uw collega's zitten dan namelijk altijd droog in een auto en deze activiteit kan eigenlijk altijd doorgaan.

4. Het is een mindere dag en u heeft een outdoor programma geboekt. Informeer dan uw collega's dat ze extra kleding meenemen. Vraag vooraf aan de organisator van het programma of zij bijvoorbeeld poncho's aanbieden op de dag zelf, zodat het programma niet in zijn geheel in het water valt.

5. Een goede organisator breekt een programma af wanneer uw veiligheid in gedrang komt. Dat kan bijvoorbeeld met onweer, storm of een (natuur)brand die uw collega's in gevaar kan brengen. Vraag wat het alternatief dan wordt.

6. Wanneer u boekt bij een outdoor bedrijf dat lid is van een brancheorganisatie mag u verwachten dat zij een alternatief binnenprogramma aanbieden. Misschien is dit niet zo spectaculair als uw geboekte buitenprogramma, maar uw programma valt in ieder geval niet stil. U hoeft hiervoor niet extra te betalen. De enige kosten die erbij mogen komen is een eventuele zaalhuur en extra horecakosten.

7. Er is door het weer iets dramatisch gebeurd. Denk hierbij aan blikseminslag tijdens een wateractiviteit met lichamelijk letsel. Wanneer blijkt dat de organisatie niet goed heeft gehandeld kunt u ze aansprakelijk stellen. Vraag van tevoren of er een aansprakelijkheidsverzekering is en wat de dekking en voorwaarden hiervan zijn.

8. Door het slechte weer kunt u uw evenement niet bereiken. Veelal bent u dan uw geld kwijt, omdat de organisator alles heeft moeten vastleggen en eventuele horecakosten ook worden door gecalculeerd. U kunt van tevoren een annuleringsverzekering afsluiten. Let dan wel op of dit een reden voor annuleren mag zijn. Over het algemeen wordt er 10% als premie gehanteerd over uw totale kosten.

9. Vraag aan de organisator of zij overkappingen hebben staan bij de activiteiten. Mocht het regenen, dan kunnen uw collega´s in ieder geval droog staan tijdens de activiteiten. Wel zo fijn!

10. Kies voor een binnen- en buitenprogramma. Hiermee spreidt u het risico bij slecht weer; zo hebt u altijd een binnen activiteit. Wanneer uw activiteiten op één locatie laat plaatsvinden heeft u ook de mogelijkheid om naar binnen te gaan bij slecht weer.

Met vriendelijke groet,

Erik Kroon
Eigenaar SOS Events BV

SOS Events BV bestaat sinds 1996 en organiseert 1200 zakelijke evenementen per jaar. Zij verzorgen alle outdoor programma's inclusief gratis poncho's, overkappingen bij activiteiten en een alternatief programma.

Erik Kroon

Erik Kroon (1975) is sinds 1996 eigenaar van SOS Events. SOS verzorgt ruim 1100 zakelijke evenementen per jaar, uitsluitend vanaf hotels en restaurants veelal op de Veluwe. Deze evenementen worden grotendeels via 70 websites gegenereerd, waarvan www.bedrijfsfeest.nl de grootste is. Erik was in 2006 finalist Entrepreneur of the Year en in 2003 finalist ondernemer van Gelderland.