Door:

Erik Kroon

Tips voor het organiseren van een teambuildingsbijeenkomst

Geplaatst op donderdag 14 maart 2013

Het lijkt zo makkelijk, maar een goede teambuildingssessie vergt een goede voorbereiding. Hieronder heb ik een checklist en tips voor een geslaagde bijeenkomst samengesteld. Veel succes!

- Bepaal vooraf een duidelijke doelstelling. Wat, waarom en in welk tijdsbestek wil je resultaat hebben. Maak het niet te algemeen maar kies voor een slogan of kernwoorden. Uiteraard is het verstandig om dit door de directie te laten bepalen of in goed overleg te laten plaatsvinden. Spreek voor aanvang van het event je verwachtingen uit aan de deelnemers.

- Kies altijd voor een geschikte, inspirerende locatie in plaats van je eigen bedrijf en zorg er voor dat de locatie bij je thema past! Hiermee vergroot je de creativiteit en waardering van de deelnemers.

- Laat een externe trainer/dagvoorzitter, een niet bekend persoon voor de organisatie, een training op maat verzorgen. Neem uitgebreid de tijd voor een intakegesprek met deze persoon om de doelstelling van de bijeenkomst te behalen. Vreemde ogen dwingen.

- Vraag de directie in ieder geval bij de de start van de dag aanwezig te zijn. Hiermee geef je als bedrijf aan dat je waarde hecht aan de het behalen van de doelstelling. Vraag de directie betrokken te blijven bij de eventuele uitwerking.

- Smartphones mogen niet aan staan tijdens de bijeenkomst. Ook tablets, waarmee alsnog de mail te checken is tijdens de bijeenkomst, zijn dodelijk. Breng de directie op de hoogte dat personeel niet bereikbaar is op deze dag. Vertel dit ook voor aanvang van de bijeenkomst aan de deelnemers, dan zullen zij hun telefoon en tablet ook makkelijker uitschakelen.

- Bouw de bijeenkomst op uit verschillende elementen van maximaal 1 uur. Begin bijvoorbeeld met memopapiertjes, waar op de deelnemers in 10 minuten tijd zoveel mogelijke ideeën kunnen schrijven. Je kan vooraf thema's bepalen en werken met verschillende kleuren memoblaadjes. Hang de memoblaadjes op aan de wanden in de locatie en bespreek klassikaal zoveel mogelijk blaadjes. Maak foto's en/of notities om op later moment na te kunnen lezen. Bepaal op dat moment de belangrijkste thema's die naar voren komen.

- Een andere optie is om, wanneer je een duidelijk thema hebt, er voor te kiezen een presentatie door een externe partij te laten verzorgen. Dit kan de trainer/dagvoorzitter zijn, maar ook een spreker die specialist in dit thema is, zoals een (ex)profsporter of een bekendheid, is een hele goede optie! Je geeft op deze manier extra gewicht aan de bijeenkomst. Zorg er wel voor dat de spreker weet wie jullie zijn en dat hij/zij de doelstelling van de dag weet. Laat dit onderdeel nooit langer dan 45minuten duren in verband met de concentratieboog van de deelnemers.

- Een andere tip is om te werken in subgroepen. Laat de deelnemers in kleine groepjes van 2 a 3 personen met elkaar discussiëren over van te voren bepaalde items, of items die in de ochtend naar voren zijn gekomen. Bepaal ook hier vaste tijden voor, bijvoorbeeld 10 minuten per item en totaal maximaal een uur. Zorg dat de subgroepen elkaar niet kunnen zien of spreken. Maak dit bespreekbaar met de locatie waar je verblijft. Uiteraard hoeft dit niet per se in subzalen, maar kan ook bijvoorbeeld in het restaurant, aan een lees- of picknicktafel of in de lobby van een locatie.

- Kies voor een vergaderbreak. De hele dag binnen in een locatie leidt er toe dat deelnemers continu geconcentreerd moeten zijn. Kies daarom voor een buitenactiviteit als vergaderbreak, het liefst een die in het verlengstuk van de doelstelling ligt. Dit hoeft maar 45 minuten te duren: op deze manier heeft iedereen weer even zijn hoofd leeg om daarna weer vol aan de bak te gaan. Bij een meerdaagse bijeenkomst adviseer ik om juist fun toe te voegen in plaats van door te gaan op het thema. Hierdoor wordt het geheel wat luchtiger.

- Geef een duidelijke eindtijd aan de deelnemers en houd je aan deze planning. Zet in deze planning ook of er naderhand gegeten wordt en vraag of er nog dieet wensen binnen de groep zijn .

- Mocht je een meerdaagse bijeenkomst organiseren, houd dan rekening met de samenstelling van de groep en de manier van overnachten. Niet iedereen wenst met twee personen op 1 hotelkamer te verblijven. Veelal wordt er gekozen voor eenpersoons gebruik van een hotelkamer.

- Bij meerdaagse teambuilding bijeenkomsten is het verstandig om na het diner niet nog een keer bij elkaar te komen. De concentratie is te laag en dit is juist een mooi moment om op een andere manier over de bijeenkomst te spreken. Onder het genot van een drankje kunnen er andere, interessante inzichten ontstaan. Start de volgende ochtend weer om half 8 met een ontbijt en half 9 vervolg je je bijeenkomst, zo is mijn advies.

- Wanneer de bijeenkomst ten einde is, is het noodzakelijk voor een goed vervolg te zorgen. Maak een verslag van de bijeenkomst en vermeld duidelijk wat er definitief is afgesproken en/of wat er nog definitief besloten moet worden. Breng de directie op de hoogte door persoonlijk verslag uit te brengen.

- Als er doelstelling behaald dienen te worden zul je ook moeten zorgen voor een follow-up, waarbij communicatie naar de totale organisatie of afdelingen een onderdeel kan zijn. Ook kun je met de trainer alvast een vervolg traject inzetten en een vervolgafspraak plannen. Wel is het handig om dit af te stemmen met de doelstelling van de directie.

- De deelnemers op dezelfde dag een enquête in laten vullen is onzin. Doe dit liever tijdens een vervolgsessie.

Veel succes met het organiseren van je bijeenkomst!

Erik Kroon
eigenaar SOS Events BV
www.teambuilding.nl

Op www.teambuilding.nl vind je verschillende concepten om een teambuildingsbijeenkomst meer body te geven. Door een groot netwerk met hotels en ludieke congreslocaties zal SOS events een geschikte locatie voor je kunnen vinden, dit is geheel gratis en transparant. Tevens heeft SOS events verschillende trainingsbureau´s in haar netwerk om een gepaste trainer bij uw bijeenkomst te vinden. Wij helpen je graag!

Erik Kroon

Erik Kroon (1975) is sinds 1996 eigenaar van SOS Events. SOS verzorgt ruim 1100 zakelijke evenementen per jaar, uitsluitend vanaf hotels en restaurants veelal op de Veluwe. Deze evenementen worden grotendeels via 70 websites gegenereerd, waarvan www.bedrijfsfeest.nl de grootste is. Erik was in 2006 finalist Entrepreneur of the Year en in 2003 finalist ondernemer van Gelderland.