Door:

Erik Kroon

Vergaderen buiten de deur

Geplaatst op vrijdag 13 januari 2017

"Erik, iemand zoekt een bijzondere locatie, midden in de natuur, niet ver van de snelweg, maximaal 45 minuten rijden van hun kantoor met luxe vergaderfaciliteiten uiteraard, in combinatie met teambuilding of een outdoor activiteit. Heb jij een suggestie?" Mijn antwoord op een dergelijke vraag is eigenlijk altijd: "Wat is precies de doelstelling van de meeting? Willen ze naderhand overnachten, dineren? Hoe groot is de groep en zijn er ook sub zalen gewenst." Oftewel, er komt meer kijken bij het organiseren van een meeting buiten de deur dan van tevoren wordt bedacht.

Hieronder geef ik je een aantal tips om vergaderen buiten de deur nog beter te maken.

Doelstelling:
Allereerst moet de doelstelling van de bijeenkomst helder zijn. Wanneer dit puur is voor mededelingen of herhaling van leerstof, dan kan dit prima in een zaaltje worden gepresenteerd en zijn er geen eisen buiten de bestaande vergaderfaciliteiten.

Wordt er creativiteit verwacht? Kies dan voor een bijzondere en inspirerende locatie en vermijd witte muren en systeemplafonds.
Is het om het team te versterken? Zoek dan een locatie die outdoor activiteiten kan aanbieden rechtstreeks vanuit de vergaderzaal.
Is het een beloning in combinatie met een training? Dan is het goed om een unieke en exclusieve locatie te zoeken met beauty, tennisbaan, sauna, etc..
Kick-off meeting of Summer Camps doe je veelal elk jaar op een andere locatie, zodat de deelnemers de locatie nog herinneren bij de doelstellingen van het nieuwe jaar.

Doelgroep:
Kies altijd voor een vergaderlocatie die bij je doelgroep past. Op die manier kun je onderstaande punten voorkomen.

Laaggeschoold personeel trainen? Doe dit niet in een Michelin sterren omgeving, omdat ze zich daar veelal niet thuis voelen en moeite hebben met etiquette. Zorg wel voor een locatie waar ze veel te eten krijgen en niet te ingewikkeld dus.
Hoogopgeleid en meerdaagse training? Kies er dan voor om een hoog gekwalificeerde locatie te nemen. Dit wordt gewaardeerd door de deelnemers.
Gemêleerd gezelschap? Kies voor een goede locatie, niet te luxe. Zorg er wel voor dat het eten goed is.
Meerdaags vergaderen? Realiseer je dat niet iedereen een kamer wil delen.

Afspraken maken met de locatie:
Voorkom misverstanden tijdens de bijeenkomst zelf en leg alles van tevoren vast.

Wat is globaal je programma en tijdschema? Zo kan de locatie hierop inspelen. Wanneer dit ter plekke wijzigt is dat vaak geen probleem, mits je het even bij de receptie meldt.
Wanneer je externe partijen inhuurt voor de meeting, is het zinvol om dit met de locatie te overleggen. Dit voorkomt teleurstelling of stress op de dag zelf.
Wat wil je eten en zijn er dieetwensen? Bedenk ook of je koffie in de zaal wenst of dat je gebruik maakt van een koffiemachine op de gang of bar.
Bedenk of je naderhand wil dineren of dat je direct na de vergadering weg wilt.
Vraag van tevoren aan de locatie of zij toeleveranciers hebben voor audio/video/licht en voor activiteiten als teambuilding of fun. Gebruikmaken van een toeleverancier van de locatie is veelal makkelijker.

Afspraken maken met de deelnemers:
Als je een meeting organiseert en je verblijft meerdere dagen in een hotel, dan is het zinvol om van tevoren over de volgende dingen na te denken:

Mag de minibar worden gebruikt? Zo nee, communiceer de financiële gevolgen.
Mag er pay-tv gekeken worden? Wie betaalt de rekening?
Neem duidelijk je tijdschema met de deelnemers door, zodat ze niet te laat komen. Geef ook aan dat de bijeenkomst belangrijk is en er veel inzet van de deelnemers wordt verwacht.
Maak afspraken over alcoholgebruik, immers, de volgende dag wordt er ook weer inzet verwacht.
Hoe zit het met de drankrekening in de bar? Binnenlands gedestilleerd? Onbeperkt? Tot een bepaald tijdstip?
Gebruikmaken van overige faciliteiten als fitness, squashbaan, zwembad, sauna, etc.? Wie betaalt de rekening?

Je ideale locatie:
Bij het zoeken naar de juiste locatie is het belangrijk om je ideaalbeeld te creëren. Wanneer je eenmaal weet wat je doelstelling en doelgroep is, kun je ook makkelijker een keuze maken voor een locatie.

Kies je voor een hutje op de hei? Dan hoef je geen luxe als een toilet met functies of een verwarming te verwachten.
Kies je voor een korte reistijd zonder file of rij je liever iets langer en kun je gratis parkeren?
Zoek niet iets met luxe als je maar één dag vergadert.
Zoek juist meer luxe als je een meerdaagse bijeenkomst organiseert.
Zijn de kosten belangrijker dan de faciliteiten? Of wens je creativiteit te krijgen, waarbij een inspirerende omgeving belangrijk is.
Ga je vergaderen op een boot? Realiseer je dan dat je afhankelijk bent van het weer en de beperkte bewegingsvrijheid. Desondanks dat dit ten goede kan komen van de creativiteit.
Is een activiteit tijdens de vergadering belangrijk? Realiseer je dan dat je eerst op zoek gaat naar de activiteit en bekijk daarna waar je kunt vergaderen.

Is je keuze nog niet bekend en ben je op zoek naar een vergaderbreak of teambuilding met daarbij de juiste locatie? Of wil je een meeting organiseren op de Veluwe en rechtstreeks uit de vergaderzaal een vergaderbreak hebben? Bel ons gerust en wij helpen je graag verder!

Met vriendelijke groet,

Erik Kroon
Eigenaar SOS Events BV
0577-401506
www.bedrijfsfeest.nl

Erik organiseert 1200 bedrijfsevenementen per jaar en is tevens eigenaar van Klimbos Garderen, Escaperoombeekbergen.nl, VeluweSpecialist en Mini Classic Tour.

Erik Kroon

Erik Kroon (1975) is sinds 1996 eigenaar van SOS Events. SOS verzorgt ruim 1100 zakelijke evenementen per jaar, uitsluitend vanaf hotels en restaurants veelal op de Veluwe. Deze evenementen worden grotendeels via 70 websites gegenereerd, waarvan www.bedrijfsfeest.nl de grootste is. Erik was in 2006 finalist Entrepreneur of the Year en in 2003 finalist ondernemer van Gelderland.