Door:

Erik Kroon

De evenementenbranche

Geplaatst op dinsdag 21 december 2010

Hoe werkt dat nu precies, een evenementenbureau? Kan ik dat zomaar beginnen? Moet ik hiervoor gestudeerd en een diploma hebben? Ja en nee. Iedereen kan morgen een evenementenbureau beginnen. Bouw een website, zet leuke arrangementen online, haal van Google wat leuke plaatjes af, offerteknop eronder en wachten op reactie.

Alles kan (ik word er soms moedeloos van) maar echt, er zijn organisatiebureaus die alles kunnen. Dit geldt denk ik voor veel beroepen, ook in de outdoorbranche. Zo had mijn neefje het idee om hetzelfde te doen in de omgeving van Oss, onder het mom van ‘wat Erik kan, kan ik ook!´ Zijn bedrijf Party4fun was ingeschreven bij de KVK en dus kon hij beginnen. Overigens, geen verkeerd woord over mijn neefje. Hij heeft nu een hotel in Witteveen en zijn zus een kampeerboerderij, dus het kan verkeren.

Een organisatiebureau beginnen is dus heel simpel. Een outdoorbedrijf trouwens ook. Voor beide heb je geen papieren nodig. Een aantal oud medewerkers heeft zo al zijn eigen bedrijfje opgericht, één daarvan heeft zelfs al mijn diensten gekopieerd⃛ Ja, zo kan het ook.

Maar het kan natuurlijk altijd erger. Sinds de invoering van het internet is jatten natuurlijk nog makkelijker geworden en moeilijker om dit aan te pakken. Wil je het aanpakken, dan kost het vooral negatie energie. Mijn internetsites worden door bepaalde organisatiebureaus in zijn geheel gekopieerd, inclusief teksten, beeldmateriaal en prijzen. Daarna krijgt dit organisatiebureau een aanvraag via hun site voor bijvoorbeeld onze Limodropping. Het organisatiebureau belt ons op, vragen een offerte op en vragen direct wat hun commissie wordt. Zo ben ik jaren aan het investeren geweest in innovatieve evenementen. Laat ik een marketing en ICT afdeling draaien om dit allemaal te vermarkten en dan komt er een hapsnurker die op deze manier, door mijn diensten door te verkopen zonder er iets voor te hoeven doen, commissie wil vangen over de omzet. Ja, dat vind ik echt asociaal!

Weet je nog niet hoe een ‘normaal´ organisatiebureau zijn centen verdient? Dan zal ik je nu het geheim vertellen. Een organisatiebureau koopt diensten in zoals eten/drinken bij een cateraar, huurt artiesten in of kiest ervoor om een workshop te laten verzorgen, afhankelijk van het programma en wensen van het bedrijf. Op al deze diensten krijgen zij een commissie, veelal 10% of meer. Vaak is het ook zo dat deze organisatiebureaus nog productiefee calculeren, zij schrijven dit weg onder de uren dat zij voor u aan het werk zijn. Wij werken trouwens niet zo. Bij ons is alles doorzichtig en wij hebben veelal de diensten in eigen beheer, dus u betaalt geen productiefee en alle horecakosten zijn direct zichtbaar.

Dan zijn er nog de organisatiebureaus die tegen hun leveranciers zeggen dat er geen reclame zichtbaar mag zijn van hun bedrijf. Zo is mij ooit gevraagd om alle personeelsleden T-shirts van het organisatiebureau te laten dragen, alle bedrijfswagens uit beeld te zetten en alle opdrachten op wit papier af te drukken.
Toen ik vroeg of ik extra geld kreeg voor alle werkzaamheden wat dit met zich meebrengt kreeg ik te horen dat ik blij mocht zijn met hun opdracht.. Ik weet weer even mijn plaats.

Het kan nog gekker. Zo heeft ooit een ‘groot presentator en organisator´ in dit land mijn personeel uitgescholden omdat een bedrijfswagen in beeld stond. Deze grootheid was alleen vergeten dat daar een deelnemer, oftewel zijn klant, in zat die wegens gezondheid niet meer verder kon tijdens een fietstocht. Deze deelnemer had suikerziekte, was zijn medicatie vergeten en moest deze dringend innemen. Wij hebben ervoor gezorgd dat deze deelnemer snel zijn medicatie kon innemen en hebben hem teruggebracht naar het hotel, met de bedrijfswagen. De deelnemer stond erbij toen deze grootheid mijn personeel stond af te bekken en probeerde het nog uit te leggen.
Helaas dacht hij dat deze deelnemer ook personeel was en schreeuwde nog harder tegen deze meneer. Toen ik dit vernam heb ik meteen alle activiteiten stop gezet en heb de ‘beste´ man een hand gegeven. Ik heb hem verteld nooit meer voor hem te willen en zullen werken.

Even terug naar het organisatiebureau. Vertel altijd je klanten wie je leveranciers zijn, hoe je werkt en op welke voorwaarden. Zo voorkom je rare situaties als hierboven omschreven. Dat ik uiteindelijk een aantal organisatiebureaus op een blacklist heb staan wil nog niet zeggen dat ik voor jou niet wil werken. Integendeel, wij werken voor veel organisatiebureaus naar alle tevredenheid. Hiermee bedoel ik dat zij precies weten wie wij zijn en welke diensten tegen welke kwaliteit wij leveren. Veelal laten zij ook graag de organisatie over aan ons omdat ze dit ons toevertrouwen. Voor je gemoedsrust, wij dragen dan shirts zonder onze domeinnaam www.bedrijfsfeest.nl. Wij weten natuurlijk wel onze plek die dag.

Jij bepaalt wie de uitleg doet voor aanvang doet van de activiteit, jij bepaalt wie de prijsuitreiking doet en je kunt veelal eigen ideeën en maatwerk van ons verwachten. Je hebt, net als ik, geen opleiding nodig, maar wel creativiteit, doorzettingsvermogen, marketingvaardigheden, ondernemersgeest, verkooptechnieken, administratieve vaardigheden etc. Mocht je je businessplan door mij willen laten controleren, geen probleem! Ik geef eerlijk en oprecht antwoord. Ik ben bereikbaar op erik.kroon@bedrijfsfeest.nl

Erik Kroon

Erik Kroon (1975) is sinds 1996 eigenaar van SOS Events. SOS verzorgt ruim 1100 zakelijke evenementen per jaar, uitsluitend vanaf hotels en restaurants veelal op de Veluwe. Deze evenementen worden grotendeels via 70 websites gegenereerd, waarvan www.bedrijfsfeest.nl de grootste is. Erik was in 2006 finalist Entrepreneur of the Year en in 2003 finalist ondernemer van Gelderland.